Software und Implementierungs­partner richtig bewerten

Zwei Entscheidungen in einer

Bei einer Softwareauswahl entscheiden Sie fast immer über zwei Dinge gleichzeitig: über das Produkt und über das Unternehmen, das es bei Ihnen einführt. Bei vielen Business-Anwendungen – insbesondere bei ERP-, DMS- und ITSM-Systemen – erfolgen Vertrieb und Einführung über Implementierungspartner. Selbst bei Direktvertrieb des Herstellers prägt das Projektteam das Ergebnis maßgeblich.

Eine hervorragende Software kann in einem schlecht geführten Projekt scheitern. Umgekehrt holt ein erfahrener Partner aus einem soliden Produkt oft mehr heraus, als die Demo vermuten ließ. Beide Dimensionen gehören deshalb gleichrangig in Ihre Bewertung.

Kriterien für die Software

• Funktionale Eignung: Wie gut deckt die Lösung Ihre Szenarien ab – und vor allem Ihre Spezifika im Standard, ohne Zusatzentwicklung?
• Bedienbarkeit: Finden sich Anwenderinnen und Anwender ohne lange Schulung zurecht? Gibt es mobile Zugänge, wo nötig?
• Technologie und Architektur: Betriebsmodelle, offene Schnittstellen (APIs), Erweiterbarkeit, Sicherheit und Datenschutz.
• Zukunftsfähigkeit: Produktstrategie, Release-Politik und Investitionen des Herstellers – auch in KI-Funktionen.
• Anbieter: wirtschaftliche Stabilität, Kundenbasis in Ihrer Branche und Präsenz im deutschsprachigen Raum.
• Kosten: nicht nur Lizenz- oder Subscription-Preise, sondern die Gesamtkosten über die Laufzeit (TCO).

Kriterien für den Implementierungspartner

• Erfahrung: nachweisbare Projekte mit dem Produkt und in Ihrer Branche, idealerweise in vergleichbarer Größe.
• Projektmethodik: Wie werden Konzeption, Test, Datenmigration und Go-live organisiert? Was wird von Ihnen erwartet?
• Team: Wer arbeitet konkret im Projekt? Sind Schlüsselpersonen benannt und verfügbar?
• Referenzen: Referenzgespräche mit Kunden, die Sie selbst auswählen – nicht nur mit den Lieblingskunden des Anbieters.
• Angebotsqualität: Sind Annahmen, Mitwirkungspflichten und Risiken transparent beschrieben?
• Betreuung nach dem Go-live: Support, Erreichbarkeit, Weiterentwicklung und regionale Nähe.

Gewichtung und Nutzwertanalyse

Damit die Bewertung nachvollziehbar bleibt, legen Sie Kriterien und Gewichtungen fest, bevor die ersten Präsentationen stattfinden. Jedes Kriterium wird anschließend auf einer einheitlichen Skala (z. B. 0 bis 5) bewertet – idealerweise von mehreren Personen unabhängig voneinander. Die gewichtete Summe ergibt den Nutzwert.

Das Beispiel zeigt einen typischen Effekt: Anbieter A überzeugt mit dem Produkt, Anbieter B mit dem deutlich stärkeren Partner – und liegt am Ende knapp vorn. Wichtig: Die Nutzwertanalyse ersetzt keine Entscheidung, sie strukturiert sie. Knappe Ergebnisse sind ein Signal, kritische Punkte im Proof-of-Concept genauer zu prüfen.

Typische Fallstricke

• Der Demo-Effekt: Eine perfekt inszenierte Standard-Präsentation sagt wenig über Ihre Abläufe. Abhilfe schafft ein Drehbuch mit Ihren Szenarien.
• Ankreuz-Lastenhefte: „Erfüllt“ heißt nicht „im Standard erfüllt“. Wir fragen nach dem Wie und dem Aufwand.
• Fokus auf den Lizenzpreis: Einführung, Anpassungen und Betrieb übersteigen die Lizenzkosten häufig deutlich.
• Das Angebotsteam ist nicht das Projektteam: Lassen Sie sich Schlüsselpersonen vertraglich zusichern.
• Bewertung nach Bauchgefühl: Sympathie ist wichtig, aber ein Kriterium unter vielen. Erst bewerten, dann diskutieren.

Fazit

Eine gute Auswahlentscheidung betrachtet Software und Partner gleichermaßen, folgt vorab festgelegten Kriterien und prüft kritische Annahmen praktisch. Neutralität ist dabei kein Selbstzweck: Nur wer kein Interesse an einem bestimmten Ergebnis hat, kann alle Optionen fair bewerten.