Softwareauswahl
Wie die Evaluationsbeschreibung in das gesamte Auswahlprojekt eingebettet ist.
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Leistung
Evaluationsbeschreibung
Die Qualität eines Angebots kann nur so gut sein wie die Informationen, auf denen es beruht. Mit der Evaluationsbeschreibung vermitteln Sie Anbietern Ihre Situation so präzise, dass Angebote vergleichbar und Schätzungen belastbar werden.
Warum klassische Lastenhefte oft nicht weiterhelfen
Viele Auswahlprojekte beginnen mit einer Tabelle aus Hunderten von Anforderungen. Die Anbieter kreuzen fast überall „erfüllt“ an – denn irgendwie lässt sich fast alles umsetzen. Was dabei verloren geht: wie eine Anforderung erfüllt wird, zu welchem Aufwand und ob die Besonderheiten Ihrer Organisation im Standard abbildbar sind. Das Ergebnis sind schwer vergleichbare Angebote und böse Überraschungen in der Einführung.
Die Evaluationsbeschreibung geht einen anderen Weg. Sie konzentriert sich auf das Entscheidungsrelevante, beschreibt Ihre Abläufe als konkrete Szenarien und benennt Ihre Spezifika ausdrücklich – damit Anbieter gezielt zeigen müssen, wie ihre Lösung damit umgeht.
| Aspekt | Klassisches Lastenheft | Evaluationsbeschreibung |
|---|---|---|
| Umfang | Oft Hunderte Einzelanforderungen | Fokus auf Entscheidungsrelevantes |
| Antwortlogik | Ankreuzen: erfüllt / nicht erfüllt | Beschreiben und zeigen, wie erfüllt wird |
| Besonderheiten | Gehen in der Masse unter | Explizit benannt und priorisiert |
| Präsentationen | Standard-Demos der Anbieter | Drehbuch mit Ihren Szenarien |
| Angebote | Schwer vergleichbar | Einheitliche Struktur, belastbare Schätzung |
Aufbau einer Evaluationsbeschreibung
Jede Evaluationsbeschreibung wird auf Ihr Vorhaben zugeschnitten. Typischerweise enthält sie:
- Unternehmensprofil und Ausgangslage – wer Sie sind, was Sie antreibt, wo es heute hakt.
- Projektziele und Erfolgskriterien – woran Sie den Erfolg der neuen Lösung messen.
- Mengengerüst und Systemlandschaft – Anwender, Standorte, Volumina, Schnittstellen.
- Prozesse und Szenarien – Ihre Abläufe als nachvollziehbare Geschichten für die Präsentation.
- Spezifika – Besonderheiten mit Relevanz und der Frage, wie sie abgebildet werden.
- Priorisierte Anforderungen – Muss, Soll, Kann – kompakt und eindeutig formuliert.
- Technische und regulatorische Rahmenbedingungen – Betriebsmodell, Sicherheit, Datenschutz, Compliance.
- Bewertungsverfahren und Zeitplan – transparent für alle Beteiligten.
- Vorgaben für das Angebot – eine einheitliche Struktur für Lizenzen, Dienstleistungen und Betrieb.
Ihr Nutzen
- Anbieter verstehen Ihre Situation schneller – und präsentieren gezielt
- Deutlich bessere Schätzgenauigkeit der Angebote, weniger Nachträge
- Vergleichbare Angebote dank einheitlicher Struktur
- Weniger Aufwand für Ihr Team als bei langen Anforderungslisten
- Wertvolle Grundlage für Fachkonzept und Einführung
Für öffentliche Auftraggeber
Wir erstellen auch produktneutrale Leistungsbeschreibungen für Vergabeverfahren – mit transparenten Zuschlagskriterien und einer nachvollziehbaren Bewertungsmatrix.
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Pakete & Preise
Die Evaluationsbeschreibung ist in allen Auswahlpaketen enthalten.
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Vorgehen
Unsere Phasen im Überblick – von der Analyse bis zur Entscheidung.
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