Evaluationsbeschreibung
Ihre Anforderungen so beschrieben, dass Anbieter präzise anbieten können.
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Beratungsfeld
DMS-Beratung und DMS-Auswahl
Dokumente digital, revisionssicher und in Sekunden auffindbar: Wir begleiten Sie bei Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems – vom digitalen Posteingang über die E-Akte bis zur E-Rechnung.
Mehr als ein digitales Archiv
Ein modernes Dokumentenmanagement ist weit mehr als ein elektronischer Aktenschrank. Es verbindet Dokumente mit Prozessen: Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt und zur Freigabe geleitet, Verträge erinnern an Kündigungsfristen, Personal- und Kundenakten sind von überall zugänglich – mit klar geregelten Berechtigungen.
Der Markt reicht von schlanken Cloud-Lösungen bis zu umfassenden ECM-Plattformen, von Branchenspezialisten bis zu DMS-Modulen innerhalb von ERP-Systemen. Wir helfen Ihnen, die Lösung zu finden, die zu Ihrem Dokumentenaufkommen, Ihren Prozessen und Ihrer IT-Landschaft passt.
Typische Einsatzbereiche
Digitaler Posteingang
Erfassen, klassifizieren und verteilen – inklusive automatischer Texterkennung.
Rechnungseingang & E-Rechnung
Prüfung, Freigabe-Workflows und Übergabe an die Buchhaltung.
Digitale Akten
Personal-, Kunden-, Lieferanten-, Projekt- oder Vertragsakten an einem Ort.
Revisionssichere Archivierung
GoBD-konforme Aufbewahrung mit Lösch- und Berechtigungskonzept.
Worauf es bei der DMS-Auswahl ankommt
- Integration: Wie nahtlos arbeitet das DMS mit ERP, CRM, E-Mail und Office zusammen?
- Compliance: Erfüllt die Lösung GoBD, DSGVO sowie Ihre Branchen- und Aufbewahrungsvorgaben?
- Workflows: Lassen sich Freigaben und Prozesse ohne Programmierung abbilden?
- Benutzerfreundlichkeit: Finden Mitarbeitende Dokumente ohne Schulungsmarathon?
- Betriebsmodell: Cloud, On-Premises oder hybrid – mit welchen Folgen für Kosten und Datenhoheit?
- Migration: Wie gelangen Altbestände und Papierarchive strukturiert ins neue System?
E-Rechnung als Anlass nutzen
Die schrittweise E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist für viele Organisationen der Anlass, die gesamte Belegverarbeitung zu digitalisieren. Wer jetzt strukturiert vorgeht, löst nicht nur die Pflicht, sondern beschleunigt auch Freigaben und senkt Prozesskosten.
Für öffentliche Auftraggeber: E-Akte und Vergabe
Behörden, Kommunen und andere Einrichtungen des öffentlichen Rechts stehen vor besonderen Anforderungen: E-Akte, Schriftgutverwaltung, Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln sowie die vergaberechtskonforme Beschaffung. Wir unterstützen bei Markterkundung und produktneutraler Leistungsbeschreibung und bewerten Angebote objektiv.
Unser Vorgehen
- Analyse – Dokumentenarten, Volumina, Prozesse, Aufbewahrungspflichten und Systemlandschaft erfassen.
- Design – Zielbild, Ablagestruktur, Berechtigungs- und Archivierungskonzept, Evaluationsbeschreibung.
- Auswahl – Marktsichtung, Shortlist und Anbieterpräsentationen mit Ihren echten Dokumenten.
- Entscheidung – Proof-of-Concept, Angebotsprüfung inklusive Migrationsaufwand, Verhandlung.
Nicht zwingend. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt schrittweise. Ob Ihr bestehendes ERP oder DMS die Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) verarbeiten, prüfen und GoBD-konform archivieren kann, klären wir in einer kurzen Bestandsaufnahme. Oft reicht eine gezielte Erweiterung.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) konzentriert sich auf Erfassung, Ablage, Versionierung und Suche von Dokumenten. Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst zusätzlich Workflows, Archivierung, Zusammenarbeit und die Integration in Fachanwendungen. In der Praxis verschwimmen die Grenzen – entscheidend ist, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen.
In aller Regel ja. Umfang, Struktur und Qualität der Altdaten sowie Aufbewahrungsfristen bestimmen den Migrationsaufwand. Wir berücksichtigen die Migration bereits in der Auswahl, damit Angebote den Aufwand realistisch abbilden.
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